5 мифов о тайм-менеджменте, из-за которых он не работает

Эффективнее работать и больше успевать собственнику бизнеса поможет тайм-менеджмент — управление временем. Это набор принципов и методов, которые позволяют лучше концентрироваться, минимизировать стресс, высвобождать больше времени на работу и быстрее достигать поставленных целей.

Утро начинается с создания рабочего графика

На самом деле мало кто знает, как организовать работу, чтобы все успевать. Чтобы весь процесс прошел наиболее продуктивно и закончился тогда, когда и у других сослуживцев, нужно начинать день немного раньше, чем обычно. Встав на полчаса ранее, можно не спеша собраться на работу, задав быстрый, но размеренный ритм. «Поспешай не торопясь» – в этом совете, доставшемся нам от предков, очень много полезного.

Опоздав на работу, можно выбиться из рабочей атмосферы на весь день, и к тому же не каждому работодателю это понравится, ведь ему требуется специалист не только профессиональный, но и пунктуальный. А поздний приход может повлиять на собственную работоспособность, особенно если труд коллективный. Способность управления временем здесь придется как нельзя кстати.

Если прийти на работу немного раньше, можно спокойно проверить почту, составить график необходимых дел, ознакомиться с нужной информацией, а заодно выпить чашку ароматного кофе, попутно придумав для компании какое-то выгодное предложение.

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.

Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.

2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.

И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.

3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.

Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.

4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.

И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.

5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.

Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.

6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Читайте также:  Как составить резюме, которое рекрутер прочитает

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»

Самая популярная и резонная система планирования и выставления приоритетов называется «матрица Эйзенхауэра» и заключается в том, чтоб разделить свои задачи на 4 категории: «важное+срочное», «важное+несрочное», «срочное+неважное» и «неважное+несрочное».

«Важное+срочное» — это те дела, за которые следует браться с самого начала. У хорошо организованного человека такой список минимален.

«Важное+несрочное» — это наши обыденные дела, которые просто следует неспешно, но верно выполнять в срок. Предполагается, что время на это мы ещё не успели упустить, а значит можем уделить задаче необходимое внимание.

«Неважное+срочное» бывает трудно отделить от важного и срочного. Это могут быть несвоевременные телефонные звонки, помощь в выполнении чужой работы, необязательные и навязанные встречи. На такие дела может уходить “гора” нашего бесценного времени, потому следует хорошенько подумать, прежде чем браться за них.

Несколько слов о «матрице Эйзенхауэра»

«Неважное+несрочное» — это всё, чем мы занимаемся в рабочее время, вместо, собственно, работы: общение в соцсетях, веб-сёрфинг, чаи и перекуры с коллегами. Иногда можно, но крайне дозировано.

Пугающе объёмные задачи рекомендуем разбивать на этапы и подзадачи. Тогда станет понятно, за что браться в первую очередь, что можно делегировать или оптимизировать. И само дело перестанет казаться неподъёмным. Оно станет просто набором несложных действий в заранее известном порядке. После этого начинать работу над задачами становится морально проще, ведь мысленно мы уже «прошли» этапы проекта и сложили в голове картинку результата.

Во-первых, всё, что возможно хранить в цифровом виде, стоит хранить именно в нём. А ту часть документации, которая нужна в бумаге, можно каталогизировать (по алфавиту, датам, папкам, полкам), а каталог хранить в виде таблицы. Так будет проще найти, например, дело Семёна Ерохина, который работал в компании 7 лет назад, и бумаги которого находятся в одной из семи папок на букву «Е».

Все же цифровые файлы, которые вам приходят, стоит хранить в папках соответствующих проектов в любом из онлайн-сервисов работы с документами. Например, Google Docs позволяют искать по названию и содержанию и отслеживать все изменения в документе. Некоторые системы для управления проектами позволяют привязывать документы сразу к конкретному проекту и хранить в системе. В украинской системе управления проектами можно не только привязывать документы Google Docs к проектам, но и вносить в них правки (не выходя из системы).

Кому нужна система управления временем

Если коротко, то — всем!

Для детей

С 18 лет график дня забит еще плотнее: учеба, работа, дополнительные курсы и бурная личная жизнь. А в сутках по-прежнему несчастных 24 часа.

Для женщин: молодых мам и домохозяек-перфекционисток

Тут все тоже печально. В первый год после рождения ребенка (особенно, первенца) мамы с трудом выкраивают время на душ и чистку зубов. А если хочется еще и в люди иногда выйти, прилично выглядеть и даже чуть-чуть поработать?

Домохозяйки-перфекционистки – особая категория. Поклонницы бесплатной тайм-системы Fly Lady для мам обязаны вести активную общественную жизнь, выглядеть на «пять с плюсом», поддерживать идеальный порядок в доме и контролировать мужа и детей. Кстати, именно домохозяйки-перфекционистки загружают детей на 120% и предъявляют к ним завышенные требования.

Анекдот в тему: «В аду для перфекционистов нет адского пламени. Там просто котлы со щербинками. Которые стоят чуть-чуть криво».

Для наемных работников и предпринимателей

Работающим мужчинам и женщинам тоже живется несладко. Чтобы построить успешную карьеру (или раскрутить бизнес), нужно быть лучше других: коллег по работе или конкурентов. А значит — прилагать больше сил, постоянно расти и вкалывать по 12-16 часов в сутки. А куда впихнуть домашние дела, друзей и любимых, спорт и сон?

Сегодня термин «успешный» ассоциируется со словами «активный, энергичный и вечно занятый». И тайм-менеджмент помогает поддерживать бешеный темп жизни без вреда для психики и здоровья.

Надеюсь, я убедил Вас, что управление временем – нужная и полезная штука? Тогда переходим к мифам.

Минутка для себя

Важное правило тайм-менеджмента для мам – в плотном графике оставить время и для себя. Полезный инструмент для «белок в колесе» – т.н. помидор: специальное устройство в виде томата (можно заказать в интернете) или обычный таймер на телефоне, который напоминает о пятиминутке отдыха каждые 25 минут и более длительных перерывах через каждые четыре такие «сессии».

Читайте также:  Как справиться с выгоранием: Пять советов от педагогов

При этом во время выполнения дела важно полностью погружаться в процесс и не отвлекаться. А затем – чашка чая, любимая песня или душ. Это не остановит мир, но позволит перевести дух и восполнить энергию.

Минутка для себя

Тайм-менеджмент для мам – это не только графики и обязательства, но и любимая книга или хороший фильм. Продуктивность зависит в том числе от того, есть ли у человека возможность отдохнуть и переключиться.

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

  • достигать целей с минимальными затратами;
  • добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
  • рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
  • работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
  • увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
  • быть свободным, всегда иметь выбор;
  • контролировать жизни, строить планы на будущее.
Зачем управлять временем

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Как обучиться тайм-менеджменту

Для обучения искусству тайм-менеджмента существуют специальные психологические тренинги в виде деловых игр для студентов.

«Составление тайм-плана»

  1. Участники разбиваются на команды по несколько человек (можно работать и в одиночку).
  2. Каждой команде дается задание за отведенное время составить тайм-план определенного мероприятия.
  3. Участники обсуждают и конкретизируют план, указывая время на каждый пункт.
  4. По окончании каждая команда представляет свой план.
  5. Обсуждение и анализ планов. Нахождение неучтенного времени и способов их сокращения.
  6. На основе обсуждения разрабатывается общий тайм-план.

«Хронофаги»

Участники сидят в кругу. По очереди передают друг другу какой-либо предмет, называя при этом свои привычки, «пожирающие» время. Это могут быть болтовня по телефону, зависание в соцсетях и мессенджерах, прокрастинация, залипание в телевизор, компьютерные игры и т.д.

«Секундомер»

Упражнение на индивидуальные особенности восприятия времени. Участники одновременно по команде закрывают глаза и открывают их, когда по их ощущениям прошла минута (считать про себя секунды нельзя), проверяя себя по секундомеру.

По окончании эксперимента подводятся итоги:

  1. Если студент открыл глаза ранее, чем через 55 секунд, это означает, что он слишком торопится. Время течет медленнее, чем ему кажется. Существует опасность быстрого истощения нервной системы. Ему рекомендуется избавиться от суеты.
  2. Если упражнение заняло более 66 секунд, это свидетельствует о неторопливости студента. Возможно, ему часто не хватает времени из-за медлительности. Ему рекомендуется ускорить восприятие времени.

Упражнение на постановку целей

Студентам дается задание за пять минут сформулировать свои цели таким образом, чтобы они были:

  • конкретными;
  • реальными;
  • ограниченными по времени достижения;
  • важными;
  • измеряемыми.

Затем участники зачитывают свои списки, анализируют результаты.

Упражнение на распределение задач по матрице Эйзенхауэра

Участники делятся на 4 команды, им дается список задач, которые следует распределить на 4 группы:

  1. Важные и срочные (форс мажорные, требующие немедленного выполнения).
  2. Важные, но не срочные (заранее запланированные).
  3. Срочные, но не важные (второстепенные).
  4. Не важные и не срочные (поглотители времени).

Задача студентов — выработать общее решение за 3 минуты. Каждая команда представляет результаты по одной из четырех групп. Происходит коллективное обсуждение, каких незапланированных ситуаций можно было бы избежать при правильной организации времени, умении предвидеть события и рационально планировать собственные дела.

Не справляетесь с учебными нагрузками? Квалифицированные специалисты сервиса окажут помощь с любым видом академических задолженностей.

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения

Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.

Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.

Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.

Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.

У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.

Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:

«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».

Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.

Основные методики планирования времени: краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов.

В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата.

А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили.

Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Искусство управления временем

Тайм-менеджмент – методика, свод правил, рекомендаций о том, как организовывать день, полноценно управлять временем. Следуя несложным правилам можно значительно увеличить продуктивность, работоспособность.

В результате научитесь грамотно распределять рабочее, личное время.

Для многих успешных людей управление временем уже стало стилем жизни, помогающим завершать трудовые процессы вовремя, избегать стрессов.

  • Порядок во всём

В делах, ежедневнике, шкафу, мыслях. Компьютер, рабочий стол содержите в полном порядке. Хлам, мусор собьёт с работоспособного режима. А невозможность сразу найти необходимые бумаги, заметки, увеличит затраты на исполнение поставленных задач.

Не зацикливайтесь на идеальном исполнении, на неважных делах. Главное делайте, потом решите, корректировать или результат соответствует намеченному плану.

  • Правильно расставляйте приоритеты

Выделите задачу, приближающую к намеченной цели. Выполняйте её в начале дня. Нет ничего хуже, чем идеально выполнять работу, которую вообще не требовалось делать.

Выделяйте под задачу конкретное количество времени, закладывая больше на четверть от планируемого, следуйте плану. Ставьте дедлайны, сроки, к которым обязаны отчитаться по выполненной работе.

Искусство управления временем

При планировании указывайте период на работу и на отдых. Тайм-менеджмент в жизни женщины всегда предполагает необходимость включения в список отдых, время для семьи. Полноценный отдых повысит концентрацию, продуктивность, ощущение, что всё идёт по плану.

  • Найдите дела на «чёрный день»

Под этой фразой подразумевается день, в который невозможно сосредоточится, приступить к намеченным делам. Всегда бывают подобные «застойные» дни. Заранее составьте список работ, не требующих внимания, концентрации, несложные в выполнении, чтобы день не прошёл впустую.

  • Заполните пустоты в «период ожидания»

Составьте список несложных процессов, которые получится выполнять по пути на работу, ожидая вылет в аэропорту, на вокзале и в подобные моменты. В этот период рекомендуется уделять внимание учёбе, повышению квалификации, редактированию ежедневника.

Тайм-менеджмент учит полноценно использовать время, расставлять приоритеты, увеличить продуктивность и главное — наслаждаться каждым моментом.

Благодаря правильному планированию, будите успевать выполнять намеченную работу. Найдется время для родных, близких, высвободится время на личное саморазвитие, жизнь приобретет новые краски, станет насыщенней.