Гибкий график: иллюзия свободы

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

советов, как выделять время на работу и использовать его по максимуму

Безусловно, каждого из нас интересует вопрос, как сделать за определенное время максимальное количество дел. Да еще и не тратить на это нервы. Это возможно, если исследовать свою продуктивность, найти бреши и неоптимальные «участки» в системе планирования рабочего времени и устранить их. Было бы желание!

Наверняка у вас, как и у меня, порой возникает потребность в 25-ом часе в сутках. А ведь этот час у нас в запасе есть! Надо только освободить его от псевдо-отдыха и прокрастинации, а часть времени добавить за счет более грамотного управления временем. Всего дополнительный час в день — и ваша ежедневная производительность ощутимо увеличится.

Приведу девять несложных методов, которые помогут этот час «раздобыть».

Подготовка к продвижению

Шаг 1. Специализация

Напишите на сайте и на визитке и в социальных сетях, что вы корпоративный психолог. Вот так просто. Начало положено. Теперь вас будут прежде всего воспринимать как психолога, который специализируется на корпоративной психологии.

И ни в коем случае, на вашем сайте не должно быть упоминаний детей, разводов и т.д. Только те проблемы, с которыми сталкиваются люди в корпоративном мире.

Шаг 2. Понимание клиента и его потребностей

Ваш клиент – это руководитель отдела или генеральный директор (в зависимости от масштаба фирмы) + HR специалист (он же кадровик). Их потребности и ожидания сосредоточены в двух плоскостях:

  • они не хотят рисковать
  • они хотят решить свои конкретные задачи (эти задачи на самом деле совсем не специфические, но они уверены в обратном. Даже не пытайтесь их разубеждать)

Что это значит для вас?

  • Вы должны показать потенциальному клиенту, что несете минимум рисков. У вас есть необходимый опыт, рекомендации и атрибуты корпоративного психолога.
  • Вы должны составить список из 2-3 проблем / задач, которые являются вашей специализацией в корпоративной психологии. Например, лидерство, мотивация команд, высокая текучка, конфликты между сотрудниками, выгорание сотрудников и т.д.

Шаг 3. Ваш метод

Тут однозначного ответа нет. Но скорее всего лучше использовать методы и подходы, проверенные временем или зарекомендовавшие себя на Западе. Это снизит ощущение риска для ваших потенциальных клиентов.

Шаг 4. Визитка

Незаменимый аксессуар корпоративного мира – визитка, должна быть выполнена на тач кавер с упоминанием, что вы “корпоративный психолог”, вашим телефоном и сайтом. Логотип – это хороший тон.

Шаг 5. Рекомендации

Если в мире обычной психологии отзывы и рекомендации от клиентов потеряли свою былую значиомсть и теперь должны быть на сайте просто ради галочки, то в корпоративном мире – это ключевой фактор успеха.

Читайте также:  Мужчина Дева: как завоевать и покорить его раз и навсегда

На этом шаге вам необходимо заручиться рекомендацией ваших друзей или знакомых из корпоративного мира или предложить свои услуги за отзыв.

Шаг 6. Сайт

Если вы корпоративный психолог, то сайт, как и визитка, – обязательный для вас атрибут. Особенно, если вы только начинаете свой путь в этой сфере. Именно ссылка на сайт попадет в письмо кадровика своему начальству, когда вас будут утверждать как корпоративного психолога.

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

  • ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
  • разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
  • проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
  • проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
  • устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Как распределить работу с детьми?

При распределение времени работы с детьми следует учитывать: сетку занятий и режим дня. Как правило все занятия воспитателя с детьми проходят в первую половину дня, за исключением старшей группы и 1 младшей группы. Нормами СанПиН разрешено проводить занятия с детьми старшей группы и 1 младшей группы во второй половине дня.

Исходя из этого самым продуктивным временем для работы психолога с детьми являются промежутки времени:

  • в первую половину дня: с до и с до В это время можно планировать индивидуальную работу с детьми, проводить диагностику;
  • во вторую половину дня для планирования работы педагога-психолога с детьми подойдёт промежуток времени с до В это время удобно проводить групповые занятия с детьми.

Если составить график работы таким образом, что психолог будет работать 3 дня в первую половину дня и 2 дня во вторую половину дня. То с учётом представленных выше рекомендаций по распределению времени работы с участниками образовательных отношений у педагога-психолога уйдет 2 часа на работу с родителями, 2 часа на работу с педагогами, 10 часов на работу с детьми. Из 18 часов нами будет потрачено 14 часов работы. Где же взять ещё 4 часа на работу с детьми?

Читайте также:  Как правильно вести себя на собеседовании?

Думаю для этого идеально подойдут часы в первую половину дня, когда другие педагоги проводят свои занятия. В это время можно проводить наблюдение за детьми, оказывать помощь педагогам во взаимодействии с детьми, организовывать совместные занятия психолога с воспитателями и другими специалистами.

Всё оставшееся время в графике работы педагога-психолога отводится на организационно-методическую работу, участие в методических объединениях психологов, повышение своей квалификации и т.д.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.
Читайте также:  Как влюбить в себя мужчину на расстоянии

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

Заключение

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.

Курс «Управление Digital-проектами» Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Подробнее

Планирование рабочего дня

Составление списка дел на основе жестко-гибкого планирования. При этом «гибкие» задачи расставляются в соответствии с приоритетностью. Применяется для:

  1. оптимизации всех видов затрат;
  2. координации деятельности;
  3. готовности к реагированию на изменения внешней обстановки;
  4. предвидения событий с целью снижения риска и необоснованных потерь.

Преимущества

Недостатки

  1. Можно составить план на долгосрочную перспективу (неделя, месяц).
  2. Можно систематизировать расписание и оптимизацию времени.
  3. Помогает оценивать уже совершенные действия.
  1. Необходимо учитывать множество условий, чтобы использовать планирование наиболее эффективным способом.
  2. Нет возможности распланировать весь день, а только 60–70% рабочего времени.
  3. С возрастанием долгосрочности планирования, вероятность совпадения намеченных целей и фактических результатов падает.

Таблица 1. Преимущества и недостатки планирования рабочего времени

Точка зрения

Наталья Володина, директор по персоналу «Московской ореховой компании»: — Гибкий график работы — один из инструментов мотивации, который может использовать компания-работодатель. При его грамотном применении, эффективность работы сотрудников повышается за счет возможности самостоятельно распределять и планировать свое время. Гибкий график очень распространен в тех компаниях, где работа строится по проектному принципу. А в некоторых ситуациях он обусловлен еще и производственной необходимостью — например, для региональных менеджеров, работающих с клиентами Сибири и Дальнего Востока (два часа дня в Москве — это пять часов вечера в Новосибирске). Но в производственных компаниях, подобных нашей, применение гибкого графика практически невозможно — из-за сложности технологического процесса.

Юлия Лубышева, заместитель директора по персоналу Корпорации «Хэппилэнд»: — Гибкий график я расцениваю как весьма эффективный управленческий ресурс, поскольку он дает сотруднику ощущение определенной автономии. Одна из его форм — свободный режим — расценивается как своеобразный бонус, кредит доверия. И, конечно, эта привилегия в большей степени касается не рядовых служащих, а управляющего звена компании. Однако свобода — это одновременно и проверка на прочность и профессионализм. В этом случае руководитель ждет от подчиненного еще больших достижений. Такое доверие надо оправдывать, а это потребует от сотрудника еще большей концентрации усилий.