Как менеджеру организовать работу, чтобы успевать в 2 раза больше

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

  • ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
  • разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
  • проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
  • проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
  • устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Основные правила распорядка дня

1. Постоянный режим сна правила распорядка дня

Вы можете вставать “с петухами” или в середине дня. Ложиться утром и “жить” ночью или успевать все задуманное до 12:00. Это не имеет значения. Важно жить в том времени, которое комфортно вам. Главное – придерживаться одного и того же режима сна. Постоянство в режиме сна – ключ к успеху.

Спите в отведенные часы, в одно и тоже время – не меняйте этот график. Тогда все остальные пласты вашей жизни пойдут вверх, Кроме того, привычка спать в одно и тоже время, на сегодняшний день, считается настоящим прорывом в сомнологии. Данная теория с уверенностью смещает убеждение о раннем подъеме и уходе на сон. Конечно, мы говорим о взрослом режиме сна. На детях лучше не экспериментировать, их организм развивается и работает несколько иначе. При этом постоянство в режиме – актуально для всех.

2. Систематические рутины и ритуалы

Ежедневные привычки, именуемые также рутиной или ритуалами – черта, объединяющая всех состоявшихся людей. Для того чтобы генерировать что-то новое им нужен ресурс, который отдавая, необходимо восстанавливать. Поэтому систематические ритуалы и простые рутины – неотъемлемая часть жизни успешного человека. Не столь важно, что именно будет входить в ваш режим под видом “релакса”;, хотите – стойте на ушах, хотите – пойте, читайте, слушайте музыку, общайтесь. Главное делайте то, что дает вам максимальное количество заряда и энергии на новый день и большие победы.

3. Планирование и целеполагание

Предварительное планирование – привычка, присущая всем успешным людям. Кто-то составляет план на следующий день перед сном, кто-то предпочитает делать это с утра “на свежую голову”. Заключите договор с самим собой и следуйте намеченным целям

О планировании и целеполагании читайте в статье.

4. Расстановка приоритетов правила распорядка дня

Уже при планирований часть задач делится по приоритету. Важные решаются первыми, остальные последовательно. Планирование происходит наперед. Только так каждый человек может держать собственную жизнь под контролем. Что является ключевым качеством для преуспевающей личности. Во главе угла – проактивность, которая предполагает собой упор на достижение цели, тривиальные вопросы, в свою очередь уходят на задний план, либо делегируются. Помните, вы сами создаете свой психологический климат.

Читайте также:  Рак: астрологический прогноз работы и карьеры для женщин

и целеустремленность

Насколько бы грамотно вы все не спланировали, какой бы идеальный график вы себе не придумали – все это не будет иметь результата, если вы не умеете сосредотачиваться. Сегодня мы живем в огромном информационном поле, его “шумы” постоянно отвлекают нас, будь то уведомления на телефоне, входящие звонки социальные сети и т.д. Казалось бы, отвлекся всего на минутку, но суммарно – это далеко не одна минутка и бонусом сбитый курс, негативное влияние на вашу продуктивность, забранная энергия и расфокусировка.

6. Анализ, рост и развитие правила распорядка дня

Вероятно, вам придется перебрать несколько вариантов распорядка дня, прежде чем вы найдете подходящий именно вам. Поэтому заведите дневник и анализируйте! Фиксируйте те промежутки времени, в которых вы более эффективны, а во время низкой мозговой активности ставьте спорт, встречи, сон – определите самостоятельно, сколько вам нужно времени, чтобы снова вернуться “в строй” и чем можно себя продуктивно занять в это время. Все зависит от вас: заработок, качество жизни, успех.

Временные «Карманы» для тех, кто хочет все успевать

Наверняка в вашей голове поселилась мысль, что мы не роботы. Читая эту статью, вы уже переместили себя в определенные обстоятельства, уже сложившегося ритма жизни. И, в каких-то моментах возможно почувствовали сомнение, что справитесь со строгим режимом дня. Особенно, если ваш распорядок является коллективным. Во-первых, все приходит постепенно. Выстроить свой комфортный режим и найти время для себя можно всегда – на это потребуется время, ведь привыкнуть нужно будет не только вам, но и окружающим вас людям, это и есть выстраивание границ. Оно необходимо, иначе вы бесконечно будете отвлекаться на задачи и вопросы, которые порой вовсе не требуют вашего участия.

А теперь небольшой лайфхак, как только вы научитесь грамотно распределять свою нагрузку, свое время – вы сможете образовать в своем режиме, так называемые “карманы”. Небольшие временные блоки в графике, отведенные на непредсказуемые ситуации и незапланированные задачи. Так, вы сможете не отступать от основного плана и легко справляться с теми “сюрпризами”, которые приготовил грядущий день. Так делают все бизнесмены – подход позволяет быть им более гибкими и не накапливать мелкие задачи, не переживать и не испытывать чувство вины, если для чего-то не нашлось времени.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

Читайте также:  Кем можно работать в 14 лет? Какая работа предлагается подросткам?

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

Заключение

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.

Курс «Управление Digital-проектами» Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Подробнее

Планирование рабочего дня

Составление списка дел на основе жестко-гибкого планирования. При этом «гибкие» задачи расставляются в соответствии с приоритетностью. Применяется для:

  1. оптимизации всех видов затрат;
  2. координации деятельности;
  3. готовности к реагированию на изменения внешней обстановки;
  4. предвидения событий с целью снижения риска и необоснованных потерь.

Преимущества

Недостатки

  1. Можно составить план на долгосрочную перспективу (неделя, месяц).
  2. Можно систематизировать расписание и оптимизацию времени.
  3. Помогает оценивать уже совершенные действия.
  1. Необходимо учитывать множество условий, чтобы использовать планирование наиболее эффективным способом.
  2. Нет возможности распланировать весь день, а только 60–70% рабочего времени.
  3. С возрастанием долгосрочности планирования, вероятность совпадения намеченных целей и фактических результатов падает.

Таблица 1. Преимущества и недостатки планирования рабочего времени

Работа с выгоранием персонала

Часто, работу в колл-центре, рассматривают как временную занятость. Показатель текучести кадров в данной нише может колебаться от 20 до 40%. Текучесть кадров происходит по внутриорганизационным причинам, например, не отлаженность бизнес-процессов, плохая организация обучения, низкая оплата труда; и объективным – высокая эмоциональная нагрузка, избежать которой нельзя, а можно лишь компенсировать.

На длительность и качество работы сотрудников влияет удовлетворенность своим рабочим местом, размер заработной платы, а также:

  • наличие качественного обучения и сопровождения на этапе адаптации (сокращенные сроки обучения негативно отражаются на дальнейших показателях работы операторов);
  • наличие гибкого графика работы;
  • возможность персонала общаться между собой в перерывах;
  • наличие отдельной зоны отдыха, в которую можно переместиться со своего рабочего места;
  • возможность карьерного роста.
Работа с выгоранием персонала

Согласно HR-статистике, у руководящего персонала выгорание наступает быстрее чем у операторов за счет широкого круга обязанностей, рутины, стресса и постоянного эмоционального вовлечения.

Снизить показатель текучести, поднять качество обслуживания клиентов колл-центра и повысить удовлетворенность работников можно за счет стиля управления и развития корпоративной культуры.

Благодаря целенаправленному созданию корпоративной культуры, израильский колл-центр Call Yachol, смог снизить текучесть кадров до 20%. Доверительная атмосфера и дружественный характер коммуникаций между руководством и подчиненными позволяет удерживать опытные квалифицированные кадры.

Плюс или минус?

Чего боятся руководители-противники гибкого графика? Что сотрудники, лишенные контроля, предпочтут личные дела решению деловых задач, что неизбежно отразится на финансовых показателях фирмы. И эти опасения имеют реальные основания — известно, что склонность людей отлынивать от работы учитывается экспертами даже при составлении различных экономических моделей.

Читайте также:  Характеристика знака Зодиака Скорпион для женщины

«Если у специалиста нет внутренней дисциплины и он способен достигать поставленных целей только под постоянным контролем, гибкий график для него потенциально опасен», — поясняет Елена Булкина, директор компании «А-Класс Рекрутмент». Многие не желают брать на себя ответственность и не умеют самостоятельно структурировать время. Для таких людей изменение традиционного режима работы — «медвежья услуга». Свобода и автономия порой становятся настолько тяжелым испытанием, что работник сам просит вернуть на обычный режим.

Еще один серьезный минус гибкого графика — трудности с координацией взаимодействия сотрудников, работающих в разное время и разные дни. Тем не менее, по словам Елены Булкиной, «если механизм обмена информацией и контроля работает эффективно, то отсутствие четкого времени прихода и ухода вполне допустимо для тех специалистов, которые могут без ущерба для качества выполнять свою работу самостоятельно, и не зависят жестко от других коллег».

С точки зрения работодателя, основной плюс гибкого графика — возможность выполнения сложной работы в то время дня, которое является оптимальным для конкретного сотрудника (особенно в тех случаях, когда требуется сочетание творческого подхода с максимальной профессиональной отдачей). «Кто-то обязательно приходит к девяти утра, так как утро для него — самое продуктивное время, кто-то предпочитает в середине дня делать «текучку», а лучшие решения выдает ближе к ночи, — говорит Анна Моносова. — На мой взгляд, многие виды деятельности (в том числе и тренерскую) не стоит регламентировать временными рамками. То, что связано с креативом, вообще отрегулировать невозможно».

Хотя гибкий график пока не получил широкого распространения в России, многие компании считают его полезным мотивационным инструментом. Такой режим удобен в тех компаниях, где значительная часть задач выполняется сотрудником в индивидуальном порядке, без согласований с коллегами, где существуют четкие критерии оценки результата. Но в рамках тесного командного взаимодействия или в фирмах с очень жесткой управленческой структурой он вряд ли уместен. Кроме того, работа по гибкому графику требует высокого уровня самоорганизации и умения оправдывать оказанное доверие. А этому надо учиться.

Тест для руководителя: стоит ли вводить гибкий график?

Если вы раздумываете над возможностью предоставления вашим сотрудникам гибкого графика, но сомневаетесь в целесообразности такого режима, попробуйте ответить на следующие вопросы:

  • Склонны ли вы доверять людям?
  • Считаете ли вы своих сотрудников компетентными и ответственными профессионалами?
  • В вашей компании контролируются результаты или процесс работы?
  • Воспринимаете ли вы гибкий распорядок дня как фактор нематериальной мотивации?
  • Считаете ли вы гибкий график выгодным с экономической точки зрения?
  • Согласны ли вы с принципом Парето (сотрудник за 20% времени выполняет 80% работы)?

Если на большую часть вопросов вы ответили утвердительно, следовательно, в вашей компании сформировались благоприятные условия для введения гибкого графика; но если вы сказали «нет» по двум и более пунктам — эта мера будет преждевременной и не принесет ожидаемых выгод.

Тест для сотрудника: умеете ли вы структурировать время?

  • Вы всегда приходите вовремя на назначенные встречи?
  • Вы неукоснительно соблюдаете свой режим дня?
  • Составляете ли вы рабочий план на день, на неделю?
  • Умеете ли вы среди списка дел выделять наиболее важные и срочные?
  • Можете ли вы в случае необходимости быстро скорректировать свои планы?
  • Готовы ли вы работать сверхурочно, чтобы выполнить задачу в оговоренный срок?

Если Вы ответили «да» не менее чем на четыре вопроса, вы сможете эффективно работать в гибком режиме. Если положительных ответов менее четырех, вам больше подходит строгий распорядок дня.

Основные ошибки

  • Самоуверенность. Проявление этого качества неуместно с новым коллективом, вы сразу же станете объектом насмешек.
  • Чрезмерная скромность. В глазах других, вы предстанете как серая мышка, и уже никогда не заручитесь уважением.
  • Помощь в работе другим. Вы должны уяснить, что каждый должен выполнять свою работу, а если вы начнете другим помогать её выполнять, то будьте уверенными, вскоре все сотрудники взвалят на вас свои задания. В итоге начальство посчитает, что вы занимаетесь не тем, чем надо и уволит вас.
  • Вызывающе одеваться и вести себя. Запомните, отнюдь вы не звезда, даже если таковым являлись на прошлой работе, здесь вы всего лишь один из многих. Поэтому проявите свою креативность в работе, а не во внешнем виде, который, прежде всего, должен излучать здоровье, а не тону макияжа.

Теперь вы знаете все о том, как вести себя в коллективе так, чтобы в полной мере показать себя, как сформированную личность и достойного сотрудника. Придерживаясь представленных нами правил, вы избежите множества глупых ситуаций. Вам также пригодится наша статья: «Как влиться в коллектив?».